# CRM para venda de franquias: como organizar candidatos e follow-ups > Como organizar candidatos a franqueado num CRM: etapas do funil, campos obrigatórios, follow-ups com prazo e o registro da entrega da COF. - URL: https://franquiei.com/guias/crm-para-venda-de-franquias - Atualizado em: 2026-10-11 - Publicado por: Franquiei (https://franquiei.com) Categoria: Marketing e vendas · 6 min de leitura · Publicado em 2026-10-11 · Autoria: Equipe Franquiei ([metodologia](https://franquiei.com/sobre)) ## Resposta curta Organize os candidatos a franqueado em um CRM com etapas fixas, do primeiro contato à assinatura, e com um responsável e uma data de próximo passo em cada registro. Registre também a data em que a COF foi entregue, porque o prazo mínimo de 10 dias antes de qualquer assinatura ou pagamento precisa ser comprovável. Planilha basta no início; o CRM se justifica quando os follow-ups começam a se perder. ## Em resumo - Use etapas fixas no funil e um critério claro para cada uma. Sem critério, o funil vira uma lista de nomes. - Todo registro precisa de um responsável e de uma data de próximo contato. - Registre a data de entrega da COF: ela comprova o prazo de 10 dias da Lei 13.966/2019. - Guarde os dados de candidatos com base na LGPD (Lei 13.709/2018): só o necessário e com finalidade declarada. ## Neste guia 1. Quais são as etapas do funil de candidatos a franqueado? 2. Quais campos o registro de cada candidato precisa ter? 3. Como fazer o follow-up sem perder candidatos? 4. Por que registrar a data da COF no CRM? 5. Exemplo ilustrativo: como o funil se lê na prática 6. Planilha ou CRM: qual escolher? 7. Como o Franquiei ajuda antes do CRM? ## Quais são as etapas do funil de candidatos a franqueado? O funil tem sete etapas: lead, pré-qualificado, conversa inicial, COF entregue, visita ou reunião, pré-contrato e assinatura. Cada etapa precisa de uma regra de entrada, para que duas pessoas da equipe classifiquem o mesmo candidato da mesma forma. **Etapas do funil com critério de entrada e próximo passo** | Etapa | Critério de entrada | Próximo passo | | --- | --- | --- | | Lead | Preencheu o formulário ou respondeu a um contato | Qualificar em até 2 dias úteis | | Pré-qualificado | Tem capital compatível com o investimento e perfil de envolvimento | Agendar conversa inicial | | Conversa inicial | Entendeu o modelo e a taxa de franquia, em linhas gerais | Entregar a COF, se o candidato pedir | | COF entregue | Recibo datado da COF anexado ao registro | Marcar visita ou reunião no prazo mínimo | | Visita ou reunião | Conheceu a unidade piloto ou a operação | Enviar o pré-contrato, após 10 dias da COF | | Pré-contrato | Documento enviado e em análise, com o advogado do candidato | Acompanhar a revisão e a assinatura | | Assinatura | Contrato assinado e primeira taxa paga | Iniciar o processo de implantação | ## Quais campos o registro de cada candidato precisa ter? Um registro útil responde, em cinco segundos, quem é a pessoa, em que etapa está e o que deve acontecer em seguida. Estes campos bastam para começar: - Origem do contato (site, indicação, evento, plataforma) e data do primeiro contato. - Região de interesse e a unidade ou o nicho que a pessoa quer abrir. - Capital disponível informado e se há sócio ou investidor envolvido. - Responsável interno, etapa atual e data do próximo follow-up. - Data de entrega da COF, com o recibo anexado, e data de cada reunião. - Motivo da perda, quando o candidato desiste. Esse campo é o que melhora o funil no futuro. ## Como fazer o follow-up sem perder candidatos? Defina um prazo de retorno para cada etapa e deixe o sistema avisar quando ele vence. Um follow-up que depende da memória de quem atende costuma falhar justamente com os candidatos mais qualificados. 1. Responda o lead em até 1 dia útil, mesmo que seja só para agendar a conversa. Regra prática para não deixar o contato esfriar. 2. Após a conversa inicial, envie um resumo por escrito com os próximos passos e a data da COF, se for o caso. 3. Se o candidato não responde, faça até três tentativas espaçadas por uma semana e registre cada uma. 4. Depois da COF, confirme por escrito que a pessoa recebeu o documento e a data de entrega. 5. Ao perder um candidato, registre o motivo e agende um contato em seis meses para novos projetos. ## Por que registrar a data da COF no CRM? Porque a Lei 13.966/2019 exige que a Circular de Oferta de Franquia seja entregue no mínimo 10 dias antes da assinatura do contrato, do pré-contrato ou de qualquer pagamento ao franqueador. Sem a data registrada e um recibo datado, você não consegue provar o cumprimento do prazo se houver disputa. > **Regra de registro** > Nenhuma etapa de pré-contrato ou cobrança pode ser marcada no CRM antes de a data da COF estar preenchida. O próprio sistema deve bloquear esse avanço ou pedir uma justificativa. ## Exemplo ilustrativo: como o funil se lê na prática Veja um mês hipotético, usado só para mostrar a leitura do funil. Ele não é uma média de mercado. **Exemplo ilustrativo de um mês de funil** | Etapa | Quantidade | Conversão da etapa anterior | | --- | --- | --- | | Leads | 60 | - | | Pré-qualificados | 24 | 40% | | Conversas iniciais | 12 | 50% | | COF entregue | 6 | 50% | | Assinaturas | 2 | 33% | Nesse exemplo, o maior vazamento está entre leads e pré-qualificados, o que aponta para anúncios ou formulário pouco claros. Se o vazamento estivesse entre COF entregue e assinatura, o problema seria o material ou a revisão do contrato. O CRM mostra onde agir; ele não decide sozinho. Para qualificar melhor, veja como [qualificar leads de franquia](https://franquiei.com/guias/qualificar-leads-de-franquia) e como montar o [funil de vendas de franquias](https://franquiei.com/guias/funil-de-vendas-de-franquias). ## Planilha ou CRM: qual escolher? Uma planilha bem organizada resolve enquanto você tem poucos candidatos ativos e uma pessoa cuida de todos. Passe para um CRM quando mais de uma pessoa atende candidatos ou quando os follow-ups começam a atrasar. Qualquer que seja a ferramenta, o que importa são as etapas, os campos e os prazos descritos acima. Alguns cuidados valem para qualquer opção: controle de acesso por pessoa, exportação dos dados e uma política de retenção que apague o que não é mais necessário. Os dados de candidatos são dados pessoais e entram no escopo da LGPD (Lei 13.709/2018). Confirme os detalhes com seu advogado ou encarregado de dados. ## Como o Franquiei ajuda antes do CRM? O CRM organiza quem já demonstrou interesse, mas o candidato pergunta antes de tudo se o negócio é franqueável e quanto custa entrar. O [diagnóstico grátis em /montar](https://franquiei.com/montar) leva cerca de 3 minutos, sem cadastro, e entrega uma nota de franqueabilidade de 0 a 100 e a taxa de franquia e os royalties sugeridos, material que ajuda a qualificar a conversa. Para a parte documental, o Pacote Franqueador (R$ 497, pagamento único) inclui o Kit COF pré-preenchido com os seus números, o que reduz o tempo entre o pedido do candidato e a entrega do documento. ## Perguntas frequentes ### Qual é o melhor CRM para organizar candidatos a franqueado? Não existe um CRM único para todas as redes. O melhor é o que permite etapas fixas, responsável por registro, data de próximo contato e anexo do recibo da COF. Uma planilha bem estruturada atende no início. ### Quantos dias após o primeiro contato devo entregar a COF a um candidato? A COF não tem um prazo para entrega após o contato. O que a lei exige é que ela seja entregue no mínimo 10 dias antes da assinatura, do pré-contrato ou de qualquer pagamento ao franqueador. ### Posso guardar os dados de candidatos a franqueado indefinidamente? Não sem critério. Os dados de candidatos são dados pessoais e devem ser tratados conforme a LGPD (Lei 13.709/2018), com finalidade declarada e apenas pelo tempo necessário. Confirme a política de retenção com seu advogado. ### Com quantos candidatos ativos vale a pena trocar a planilha por um CRM? Não há um número mágico. Vale trocar quando mais de uma pessoa atende candidatos ou quando os follow-ups começam a atrasar, mesmo com poucos registros ativos na planilha. ## Leia também - [Funil de vendas de franquias: do lead à assinatura do contrato](https://franquiei.com/guias/funil-de-vendas-de-franquias) - [Como qualificar leads de franquia sem perder tempo](https://franquiei.com/guias/qualificar-leads-de-franquia) - [Sistema de gestão para franquias: o que ele precisa ter](https://franquiei.com/guias/sistema-de-gestao-para-franquias) --- Fonte: Franquiei — https://franquiei.com. Valores apresentados são estimativas e referências; não substituem orientação jurídica, contábil ou financeira. Conteúdo licenciado sob CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/): reutilize à vontade, inclusive em IA, citando Franquiei com link para https://franquiei.com.