CRM para venda de franquias: como organizar candidatos e follow-ups

Quais são as etapas do funil de candidatos a franqueado?

O funil tem sete etapas: lead, pré-qualificado, conversa inicial, COF entregue, visita ou reunião, pré-contrato e assinatura. Cada etapa precisa de uma regra de entrada, para que duas pessoas da equipe classifiquem o mesmo candidato da mesma forma.

Quais campos o registro de cada candidato precisa ter?

Um registro útil responde, em cinco segundos, quem é a pessoa, em que etapa está e o que deve acontecer em seguida. Estes campos bastam para começar:

• Origem do contato (site, indicação, evento, plataforma) e data do primeiro contato.
• Região de interesse e a unidade ou o nicho que a pessoa quer abrir.
• Capital disponível informado e se há sócio ou investidor envolvido.
• Responsável interno, etapa atual e data do próximo follow-up.
• Data de entrega da COF, com o recibo anexado, e data de cada reunião.
• Motivo da perda, quando o candidato desiste. Esse campo é o que melhora o funil no futuro.

Como fazer o follow-up sem perder candidatos?

Defina um prazo de retorno para cada etapa e deixe o sistema avisar quando ele vence. Um follow-up que depende da memória de quem atende costuma falhar justamente com os candidatos mais qualificados.

1. Responda o lead em até 1 dia útil, mesmo que seja só para agendar a conversa. Regra prática para não deixar o contato esfriar.
2. Após a conversa inicial, envie um resumo por escrito com os próximos passos e a data da COF, se for o caso.
3. Se o candidato não responde, faça até três tentativas espaçadas por uma semana e registre cada uma.
4. Depois da COF, confirme por escrito que a pessoa recebeu o documento e a data de entrega.
5. Ao perder um candidato, registre o motivo e agende um contato em seis meses para novos projetos.

Por que registrar a data da COF no CRM?

Porque a Lei 13.966/2019 exige que a Circular de Oferta de Franquia seja entregue no mínimo 10 dias antes da assinatura do contrato, do pré-contrato ou de qualquer pagamento ao franqueador. Sem a data registrada e um recibo datado, você não consegue provar o cumprimento do prazo se houver disputa.

Exemplo ilustrativo: como o funil se lê na prática

Veja um mês hipotético, usado só para mostrar a leitura do funil. Ele não é uma média de mercado.

Nesse exemplo, o maior vazamento está entre leads e pré-qualificados, o que aponta para anúncios ou formulário pouco claros. Se o vazamento estivesse entre COF entregue e assinatura, o problema seria o material ou a revisão do contrato. O CRM mostra onde agir; ele não decide sozinho. Para qualificar melhor, veja como qualificar leads de franquia e como montar o funil de vendas de franquias.

Planilha ou CRM: qual escolher?

Uma planilha bem organizada resolve enquanto você tem poucos candidatos ativos e uma pessoa cuida de todos. Passe para um CRM quando mais de uma pessoa atende candidatos ou quando os follow-ups começam a atrasar. Qualquer que seja a ferramenta, o que importa são as etapas, os campos e os prazos descritos acima.

Alguns cuidados valem para qualquer opção: controle de acesso por pessoa, exportação dos dados e uma política de retenção que apague o que não é mais necessário. Os dados de candidatos são dados pessoais e entram no escopo da LGPD (Lei 13.709/2018). Confirme os detalhes com seu advogado ou encarregado de dados.

Como o Franquiei ajuda antes do CRM?

O CRM organiza quem já demonstrou interesse, mas o candidato pergunta antes de tudo se o negócio é franqueável e quanto custa entrar. O diagnóstico grátis em /montar leva cerca de 3 minutos, sem cadastro, e entrega uma nota de franqueabilidade de 0 a 100 e a taxa de franquia e os royalties sugeridos, material que ajuda a qualificar a conversa. Para a parte documental, o Pacote Franqueador (R$ 497, pagamento único) inclui o Kit COF pré-preenchido com os seus números, o que reduz o tempo entre o pedido do candidato e a entrega do documento.